Conférences, congrès, colloques, tribunes
Student in Action session (Wednesday PM)
Understanding project management and customer relations: A role-play to anticipate and better understand Project Management
Animators:
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Nathalie Chelin, Telecom Bretagne
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Mark Kieken, Alsion (ToIP), Telecom Bretagne alumni, France
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Alain Lequin, Quality & Organization Consultant, France
This student Session is part of the "Métiers" course at Telecom Bretagne (21 credited hours per year), for more details, see: Engineer Professional Identity: For an Early Clarification of Student's Perceptions. Rouvrais S. and Chelin N. Proceedings of the 6th International CDIO conf., École Polytechnique, Montréal, June 15-18, 2010. Paper available here
"Metiers" course description: Upstream of entering the job market, it is important that students should have experience of various issues commonly arising within companies. This helps to develop professional skills and gain a form of professional socialization. In order to prepare students for the professional world, several student workshops are conducted by alumni with the aim of getting them to reflect on company expectations and an approach to project management as well as business management. The pedagogical objective behind these interactive workshops is to develop "action know-how" in these areas prior to entering the workforce. Workshops lasting 3 hours were developed with alumni. Working alongside these former students brings a closeness and better understanding of questions concerning future responsibilities.
It is also the start of a professional network. Experience feedback from alumni is included in the module, averaging 8 to 10 per year. Teachers believe it is important to actively respond to this feedback for students to become more proactive, agile and reactive to contingencies (loss of customers, language constraints, plant construction, tight timing, change of project manager ...).
Participants attending the CDIO fall meeting 2012 may participate in such a "Metiers course" session (mutually exclusive with the self-evaluation workshop PM) as part of a team (like students). It is also possible to simply observe the workshop.
Theme on Wednesday PM: A role-play situation in the sales process with products to create and market: Students are divided into 10 teams of 8, and required to make trade-offs of resource allocation to play the game. The objectives of this game relate to the management of relationships with very different clients who have to be found and canvassed (resources are internal to the school and from different cultures). Students must build a factory to manufacture products, establish production cost, solve puzzles to innovate, define processes, communicate and coordinate, find customers, negotiate orders and deliver on time. A significant financial aspect is part of the workshop. Each student has a role: sales person, quality manager, production manager, marketing manager, head of Research and Development.
CDIO Syllabus (standard 2) alignment:
- 2.3.3
- 2.3.4
- 2.4.1
- 2.4.2
- 2.4.3
- 3.1.1
- 3.1.2
- 3.1.4
- 3.1.5
- 3.2.7
- 3.2.8
The strategic decisions take into account factors relating to market uncertainties and costs. Uncertainty factors for students include:
• Market potential
• Definition of their future product and appropriately marketing for its target market
• Sales performance, i.e. the time it takes for a salesperson to locate the customer, "negotiate" the order and return the order form.
The costs are:
• Cost of sales (cost of getting an order)
• Cost of production
• Investment (to build the plant): this being mandatory, it is neutralized for arbitration.
• Research & Development Team
The student workshop ends with a debriefing and a self-assessment of the scenario. Students become aware of the importance of strategic decisions and acquire insight into business operations. A certain degree of emulation was noted among students because everyone wants his/her group to provide the best possible solution to the customer. Business as a context for role-play, with its inherent goals and finalities, enhances each individual’s value. Documents were drawn up specifically for the workshop: order forms, enigmas, plant layout, currency, and process and quality standards.Ten members of staff are enlisted to take on the role of clients. They were given different roles, based on real-life client profiles: the client in a hurry, the indecisive client, the demanding client, the foreign client …
In FRENCH:
Comprendre la gestion de projet et la relation clients par la mise en situation
« Un atelier de mise en situation pour appréhender et comprendre la Gestion de projet »
En amont de l’insertion professionnelle, il est important de confronter les élèves à des problématiques diverses d’entreprises. Cela permet de développer des compétences et d’acquérir une forme de socialisation professionnelle.
La réponse apportée :
En vue de préparer les élèves au monde professionnel, plusieurs ateliers animés par des anciens élèves les amènent à réfléchir sur les attentes de l'entreprise et la manière d’aborder la gestion de projet mais aussi le management des affaires. Ces ateliers interactifs ont pour intention pédagogique de développer un "savoir agir" des élèves dans les domaines concernés en amont de leur insertion professionnelle. Les ateliers d’une durée de 3 heures ont été élaborés avec des anciens élèves. Le passé commun de formation de ces anciens avec les élèves apporte une proximité et une meilleure compréhension des questionnements à leurs futures responsabilités.
Des retours d’expériences d’anciens élèves sont organisés dans le module, à une fréquence de 8 à 10 par an. Pour « faire écho » aux retours, les enseignants marquent, ici, leur volonté pédagogique de rendre les élèves proactifs, agiles et réactifs devant des aléas (perte de clients, contraintes linguistiques, construction d’usine, timing serré, changement de chef de projet..).
Les participants du Fall meeting CDIO pourront participer à un tel atelier en formant une équipe (tout comme les élèves), ou bien en jouant le rôle de client pour stimuler une équipe d'élèves. Il est possible de simplement observer l'atelier.
Un exemple d'atelier proposé aux élèves de deuxième année à Telecom Bretagne:
Les élèves sont répartis en 10 équipes de 8, sont amenés à rendre des arbitrages d’affectation de ressources dans le cadre des contraintes du jeu d’animation.
Chaque élève a un rôle : commercial, responsable de la qualité, responsable de la production, responsable marketing, responsable de
Les facteurs d’incertitude pour les élèves sont notamment:
- Le marché potentiel,
- La définition de leur produit qui est à créer et dont il faut assurer le marketing et la cible,
- La performance commerciale, c'est-à-dire le temps qu’il faut à un commercial pour localiser le client, « négocier » la commande, et ramener le bon de commande.
Les coûts sont :
- Le coût de vente (coût d’acquisition d’une commande)
- Le coût de production
- L’investissement (pour bâtir l’usine) : celui-ci étant obligatoire, il est neutralisé pour l’arbitrage.
- L’équipe Recherche & Développement
L’atelier se termine par un débriefing et une auto évaluation de la mise en situation.
La valeur ajoutée :
Les conditions de mise en oeuvre :